年度末が近づくにつれて存在感が増してくる業務が予算立案です。
私も本日2022年の営業予算の立案が完了しました。
この記事では、営業予算の立て方のコツをご紹介します。
売上予算の立案方法-翌年の目標となる予算は今年より少し高めが理想
2021年も佳境に差し掛かり、海外では2022年度（1月開始）に向けて予算の作成を行う時期となりました。
予算にはいろいろな種類があるのですが、損益予算、資金予算、資本予算という大きく3つに分けることができます。
一般的に営業担当者などが作成する予算は損益予算であり、この損益予算には売上予算、製造予算、費用予算という3つの予算があります。
売上予算は、どのお客さんにどの製品をどれだけ売るのかという目標のことで、費用予算は電気代や展示会代、機械代、輸入コストなどの費用がどのくらいかかるのかの目標を定める予算。製造予算は営業予算を元にどのくらい製品を作るのかを数値化した予算です。
営業担当者や海外駐在員に関わる予算はこの中の売上予算と費用予算、製造部門や製造拠点で働く社員に深く関係するのが費用予算です。
売上予算の作成方法
売上予算の作成方法は以下のとおり。
①先月までの確定済みの売上を集計
②今月分の着地見込みと年末までの着地見込みを作成
③①＋②の今年度の着地見込みを元に売上予算を作成
先月までの確定済みの売上を集計
予算作成の土台となるのが今年度の着地見込みです。
着地見込みを集計する時にはまず硬い数値（既に売り上げた実績）を集計することから開始します。
この作業は簡単で、社内にある売上ソフトから作成することができると思います。
私は、毎月の売上をユーザーごとに管理しており、そのユーザーの中でもアイテムごとに管理しているので、このデータを使用しています。
予算作成の精度を上げるためには、できるだけ小さな単位で予算を作成することがコツなのですが、その為には自分の販売する売上をできる限り細かく管理するのがおすすめ。
例えば、A商社のBユーザーに販売するC商品は10個/月、月間10万円、平均単価1万円というくらい細かく積み上げていくとより正確な予算ができます。この細かな予算を作成するためには、先月分までの着地集計時にはできる限り細かなカテゴリーで集計するのがおすすめです。
今月分の着地見込みと年末までの着地見込みを作成
先月分の着地を計算したら、そのまま今月分の着地及び着地見込みを集計します。
この時、しっかりと日にちを区切って、その日までは着地の実数、その日より先の日付は見込みということが分かるように文字色などを使って区別します。
というのも、集計後に本社や上司から「着地見込みが少なすぎる」などの指摘が入った時に、どの数字を変更することができるのかを一目で分かるようにするためです。
実数は変更できませんが、見込みは変更できるので、見込みと実績はしっかりと区別できるように色分けしていきます。
続いて、今月以降の月の着地を計算します。これは全て目標値ですが、できるだけ正確にカウントするのがおすすめ。
私は、先ほどのように、A商社のBユーザーに販売するC商品は10個/月のように月の消費量を計算し、次に入庫日と在庫状況を確認し、その商品が年末までにいくつ入庫し、うち何個を販売できるのかを考えながら着地を計算しています。
例えば、9月の時点では、日本での船積み後メキシコに11月までに入庫する商品のみを売上対象とし、その対象製品の消費枚数を着地として計算していくイメージです。
今年度の着地見込みを元に売上予算を作成
今年の着地ができたら、その数値を元に予算を検討します。
この予算も先ほどのようにどのユーザーに何枚販売して伊くらいになるのかというところをできるだけ細かく分析していきます。
そして、通常の状況から外れる場合はその理由を明記ます。
例えば、通常10個/月で使っているユーザーが半年後にラインを増設するという情報が分かっている場合は、1月から半年間は10個/月、7月以降は15個/月にするなど、状況に合わせた予算を立案していきます。
この時、本社や上司が希望する重点アイテムや重点市場の量は増やすなど、臨機応変に対応します。
市場の動向にもよりますが、翌年の予算は今年の実績よりも多くなることが多いですし、それが目指すべき姿でもあります。どのくらい多くするかは社内でよく話し合って考えるのがお勧めです。
月々の差異分析が大切
予算を立てるときにはユーザーの動向が見えているほどより正確に売上を予測することができるのですが、その為に欠かせないのが月々の差異分析です。
毎月、ユーザーごとに予算と実績に大きな乖離があるかどうかを見直し、差異が大きい場合にはその原因を分析します。
例えば、月々10個消費するユーザーに5個しか販売できなかったとすると、その理由を考えるのが差異分析です。
例えば、材料不足で稼動が停止していた、機械一台売ってしまった、お客さんのお客さんが製造を抑えている、競合の参入を許したなど、様々な理由が考えられ、その理由ごとにとるべき対応が変わっていきます。
このような毎月の差異分析によって、そのお客さんの自社製品の使用状況の流れが良く分かり、より正確に販売数量を予測できるようになります。
予算作成の注意点
予算作成時の最大の注意点は、担当者がその会社の予算を立案すること。
予算は自分の行動指針となる目標値ですので、担当者自身が目標を決めることで、担当者のモチベーションを高めることができます。
ですので、予算は担当者が立案するということが大切です。
また、大きすぎず少なすぎない予算を立案しましょう。
予算と実績がかけ離れるというのはあまり喜べることではありません。何故なら、設備の購入、人員の配置、製品在庫の購入などは売上予算を参考に、予算立案するから。
売上予算と現実に乖離がありすぎると、必要な設備投資を行うことができなかったり、反対に多く人を雇いすぎてしまったりするなど、会社全体の動きがちぐはぐになってしまいます。
予算立案はできる限り現実味の有る数値としながら、同時に成長するための目標値となるように立案しましょう。
予算作成は一番に提出する
予算の作成は実は莫大な時間がかかります。
そのため、多くの場合隙間時間を使ったり、時間が空いたときに作成することとなるので、だからこそ、誰よりも早く予算を提出することで、「仕事が早い人」という印象を持ってもらうことができます。
私自身、日本にいた頃は予算作成の指示が出た翌日、翌々日には予算を提出するようにしていました。その為に初日は残業することもありましたが、そのお陰もあって、「仕事が速い」と思ってもらうことができたかなと思っています。
終わりに
この記事では、売上予算の作成方法についてご紹介しました。
売上予算はそのものが営業活動の地図として重要な役割を果たしてくれるほか、製造計画などにも大きな影響を及ぼす大切な計画ですので、売上予算を作成しなければならないという場合には、その重要性を頭に入れながら、楽しんで予算立案できるといいなと 思います。
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