すみくにぼちぼち日記

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営業予算達成には予算管理・差異分析が欠かせない-立案/策定・管理・実行(PDCA)を一連の流れに

営業担当として働く場合、会社から課せられる至上命題は精度の高い予算の作成予算の管理・達成です。予算は会社全体の動きを決めるとても重要な指標。この予算の数値と実績に大きな差が出てしまうと会社の動きもそれに引きずられてしまうことになります。ですから、精度の高い予算、その予算の管理・達成は営業員が意識すべき重要な目標です。今回はそんな「営業職と予算」についてご紹介します。

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精度の高い予算策定を目指す

営業員の年度末の大仕事といえば翌年の予算作成。予算はあまりにも高い目標でも、ものすごく低い目標でも良くない予算だといわれています。重要なのは翌年100-110%くらいの達成率となるような予算を立案することです。

何故大きすぎる予算も小さすぎる予算も良くないのかと言うと、各営業担当者が立案した予算をもとに、工場は翌年の生産量を予測し製造予算を立案、購買担当者は製造予算をもとに製品や材料の購入を検討し購買予算を立案…と、翌年の売上予測に基づいて各部署がそれぞれの部署の予算を策定するため、販売予算の精度によって会社全体の動きの精度が変わってくるためです。

予算策定は顧客ごとの積み上げ予算にする

精度の高い予算を策定するときに採用したいのが、積み上げ方式で予算を検討すること。

顧客A、B、Cで、A社は1000円、B社1500円、C社2000円と売り上げていたとすると、来年の予算はA社1200円、B社1000円、C社3000円のように、各顧客ごとに実績、顧客情報などを加味して予算を積み上げていきます。そして、新たに新規参入を目指しているD社に500円の予算、未開拓のユーザーに200円の予算と積み上げていき、最終的な予算を決定します。

本年度実績:1000+1500+2000=4500円

来年度予算:1200+1000+3000+500+200=5900円

この様に予算を策定していくことで、最終的にかなり正確な予算を立てることができます。そして、予算を策定するときには、ユーザーごとの稼働状況や自社製品の使用状況、占有率等をしっかりと把握する必要があり、日々の営業活動で入手した情報は顧客ごとに毎回更新しておくといいです。

会社全体の目標値によって多少の修正は必要

担当者として完璧な予算だなと思っていても、会社全体の目標値を達成するために修正が入ることが殆どです。会社の目標値はトップダウンで、経営陣が「来年度は10%の純増を目指す」などの年度目標を立てるため、自分で策定した予算に会社の目標を加味して修正を実施します。

ここで重要なことは、会社の目標はあくまでも、自分の計画に加味する形で加算すること。始めから会社の目標ありきで予算を作成すると、整合性が取れない予算となっています。

 

月々の予算をコンスタントに達成するのが重要

予算を作成したら、翌年度から予算達成に向けて営業活動に取り組みます。

ここで注視しなければならないことは、毎月の予算をコンスタントにクリアすること。達成率は低すぎても高すぎてもいけません。毎月の予算達成に向けて売上の平準化を行うことがとても重要です。予算を考える場合、売上の達成率、受注の達成率があり、どちらもを平準化させる必要があります。

売上平準化が何故必要か

売上が1月150%、2月50%、3月100%という達成の仕方と、1月105%、2月95%、3月100%という達成の仕方では、後者の月々の達成率が平準化されている方が理想的です。

理由の1つは、ユーザーの使用状況によっては欠品を起こす可能性や在庫過多を起こす可能性があるため、売上を平準する必要があること。

例えば、毎月5個製品を出荷していれば、ユーザーはコンスタントに使用でき、在庫の管理も適正に行うことができます。一方、1月は15個、2月は0個、3月は5個などの形で出荷してしまうと、ユーザーでの在庫管理が難しくなります。そして、自社の製造計画や材料(製品)の購入計画を立てるのも難しくなってしまうのです。

また、売掛金回収にも影響します。売上がばらつくということは、後々の売掛金回収に支障をきたす恐れがでてきます。同じ月に売上が上がりすぎると、お金の回収で問題が起こる場合があるのです。

売掛金についてはこちら

sumikuni.hatenablog.com

最後に、売上の平準化は翌年の予算作成時にも大変役立ちます。売上がばらつくと、それに沿った計画を立てるのが難しくなるので、翌年の予算精度を高めるためにも、売上は平準化することが必要なのです。

受注の平準化

受注も平準化させることがとても重要です。

受注の平準化が大切な最大の理由は、生産量/購入量に大きな影響を与えるからです。例えば、ケーキを毎月5個は受注する場合、ケーキを作る材料は毎月6個-7個作れる位の購入し、パティシエも毎月1人雇えばいいのですが、1月20個、2月0個、3月1個のように受注すると、材料購入、製造の為の人員などを一定に保つことができなくなります。結果として非効率となったり、工場の圧迫、納期遅れや人件費増などの不の結果を招くことになってしまうのです。

また、自社で持つ在庫量の管理も大変になったり、売上平準化ができなくなったりする恐れもありますので、受注の平準化もとても重要なスキルであるといえます。

 

予算大幅越えでも怒られる!?-若手営業員あるある

予算大幅越えと聞くと、「優秀な社員」というイメージを持つかもしれませんが、営業職でこれをすると、上司にしかられることが結構あります。

例えば、超大口顧客へ営業を行い、製品10,000個の大口受注を取ったとして、それを一気に工場に手配した場合、工場はパンクしてしまいます。本当にできる営業員は、10,000個の受注を貰ったとしても一気に受注処理するのではなく、客先と交渉して分納にしてもらったり、様々な工夫を凝らして受注を平準化します。また、それに伴って売掛金回収も平準化できます。受注と売上が月々に分散されるので、新規の受注、売上があまり目立ちません。

営業員が受注時の顧客との折衝をおろそかにして、分轄納品の取り決めや支払いの取り決めなどを惰っていた場合、その月の受注が激増してしまいます。結果として、売り上げが増える期待以上に、自社が被る負担やリスクが増えてしまい、「ちゃんと考えて受注したのか!!??」と様々な部署からしかられる結果となってしまうのです。

 

予算管理は月初めに-差異分析で顧客状況を把握する

予算作成、売上・受注の平準化ができたら、今度は売上と予算の差を月々分析する、差異分析を行います。

差異分析は、予算と実績(売上)にどのくらい差が有り、その理由は何かを分析すること。月初めに前月分を差異分析し、その月の営業活動の指針を決定します。所謂PDCA(Plan Do Check Act)のCとAの部分です。

差異分析は、基本的に予算未達・超過に対して、金額を決めて実施します。例えば、「200万円以上の差異がある場合に実施する」など決めておき、その条件を満たしたユーザーについてその際の理由はなにかを考えるのです。

PDCAはCA(チェック・アクト)が肝心

予算作成(P)と営業活動(D)はとても重要な活動ですが、実は、毎月自分が実施しこと(D)の結果を確認し(C)、それを踏まえた上でその月の行動を計画する(A)ことが、予算達成には欠かすことができないステップなのです。

予算未達の場合

例えば、インクの販売月5個で予算化していたのに、今月は1個しか売り上がらなかったとします。このとき、「あー予算未達残念」で終わらせてはいけません。何故予算未達だったのかを考えることが重要なのです。

この場合、①お客さんにインクがまだ残っている、②インク使用量が減った、③他社製のインクに切り替えた、④お客さんの発注のタイミングが遅れた、などの理由が考えられます。この、どの理由で未達だったのかによって、次にとるアクションが変わってきます。

②なら、お客さんの機械が良くなったのか、お客さんの稼動が落ちているのか、を確認する必要がありますし、③なら、自社製品のモデルアップ、サービス充実、価格再考、などのアクションを取らなくてはなりません。①、④は継続的にお客さんに購入を促す必要があります。

この様に、未達の理由を踏まえたうえで、次のアクションを検討するのです。

予算超過の場合

予算超過の場合、5個の予算に対し10個インクを売り上げたなら、①使用量が増加している、②ユーザーの在庫補填、③前月分とまとめて出荷、④機械の増設、⑤機械の調子が悪い、などの理由が考えられます。

①、④、⑤なら月々準備する量を変更する必要がありますし(工場との打ち合わせ)、②なら在庫過多とならないように翌月以降の販売量を抑制する必要があります(ユーザーへ連絡し、発注量を見直してもらう)。

予算管理・差異分析は信頼獲得にも繋がる

予算未達・超過、どちらの場合にも、密なコミュニケーションをとることで、問題が起こる前に対処することができるようになります。すると、お客さんからの信用UPにも繋がりますし、自分の会社の様々な部門からの自分に対する信頼感を上げることにもなります。結果、自分の仕事がスムーズに流れるようになるのです。

 

終わりに

今回は営業職として働く場合に大切にしたい営業予算の管理について、ご紹介しました。

予算立案は精度を重視し、日々の仕事では受注売上の平準化を行い、そして月々差異分析を行うことで結果に繋げる、ということを大切に、日々の営業活動を行うと、一層充実した成果を得ることができます。

ですから、予算管理をしっかりと行い、予算に沿った営業活動を意識して日々仕事に取り組んでみてください。

 

 

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