仕事が早い人というのはどの会社にもいるもの。では、仕事が遅い人と早い人の違いは何でしょうか。
それは、仕事が早い人は、仕事を期限ぎりぎりに終わらせず、期限よりも大幅に早く終わらせるということ。つまり、周囲の期待を良い意味で裏切る人が仕事が早い人だと言えます。
今回は期限よりも大幅に早く仕事を終わらせ、「仕事が早い人」のイメージを得るためのコツをご紹介します。
- 仕事を早く正確に終わらせるコツをご紹介！
- 仕事が早い人は周囲の期待を裏切る
- 仕事が遅い人は周囲の期待に応えない
- ①仕事のプランは期限が遠いものから順に-プライオリティの置き方が全て
- ②1日の仕事計画が全てを決める
- ③必ず定時に帰るという気迫で全力疾走
- ④出張報告書や日報・週報は誰よりも先に
- ⑤ボールは自分で持たない常に仕事は空にする
- ⑥コミュニケーションは大切に-心に余裕を持つ
- 仕事が早いと得をする
- 終わりに
仕事を早く正確に終わらせるコツをご紹介！
仕事を早く正確に終わらせるのにはコツがあります。そのコツを押させるだけで、会社で「仕事が早い人」というイメージを持ってもらうことが可能です。
この記事では、仕事を早く終わらせるコツを6つご紹介します。
仕事が早い人は周囲の期待を裏切る
「仕事が早い人」という言葉を聞いて、誰もが頭の中に1人、2人の顔を思い浮かべることができると思います。その人は周りの誰からも「あの人は仕事が早い」といわれており、絶対的な信頼を得ています。
そんな仕事が早い人の仕事ぶりを観察していると、あることに気づきます。それは、「この仕事やっておきました」という言葉が多かったり、周りの人から「もうその仕事終わらせてくれたの？助かるよ」というコメントを貰っていたり、いつも定時に帰っていたり…
そんな仕事が早い人は一様に、周囲の期待を良い意味で裏切り続けています。
締め切りが1週間後なのに当日終わらせていたり、頼んだ側は3-4時間かかると思っている仕事を1時間で終わらせたり… 周囲の人間は、仕事が早い人の仕事ぶりにいつも驚かされています。
仕事が遅い人は周囲の期待に応えない
仕事が遅い人も社内には一定数います。多分、頭の中に具体的な顔が思い浮かぶと思います。仕事が遅い人は残業常連組だったり、仕事量が少ないのに期限を守らなかったり、周囲の人から督促を沢山受けていたり…
仕事が遅い人と言うのは、自分の周囲を待たせてしまう人です。誰にも迷惑をかけていなければ、「この人は仕事が遅い」とは誰も思いません。普通の人です。ですが、仕事が遅いことで誰かに迷惑をかける=周囲の期待に応えられていない人が仕事が遅い人なのです。
ですから、仕事が遅い人は全ての仕事を遅れて終わらせる訳ではありません。基本的にはしっかりやっている人が多いのですが、周囲からは遅いと思われてしまいます。
その周囲から「遅い」と思われる理由は仕事のやり方に有るのです。
※仕事が遅い場合の改善方法はこちら
①仕事のプランは期限が遠いものから順に-プライオリティの置き方が全て
仕事のプランを立てるとき、色々な立て方があります。簡単なものからパッとやる、難しいものからじっくりやる、期限が近いものからやる…
ですが、私がおすすめしたいのは、仕事の期限が遠いものから終わらせること。
なぜなら、仕事の期限が遠いものは誰もが遅くやるから。そこで誰よりも早く終わらせることができれば「あ、あの人は仕事が早い」というイメージが強く持ってもらうことができるのです。
また、イメージだけでなく、実は自分の他の仕事の早さにも直結します。期限が遠い仕事をずっと抱えていると、仕事の数が減りません。常に仕事に追われている感覚になります。追われている感覚は、人間の効率性を疎外します。
例えば、「やらなきゃ」と思っていることが頭にある状態で、簡単な仕事に取り組むときと、何も無い状態で簡単な仕事をするとき、焦っていないときの方が早く終わらせることができますよね。
「頭の中に仕事を持たない」ということが仕事を早く終わらせるためにはとても重要です。
遠いもの重視の仕事プランの立て方
プライオリティを遠い仕事に置くというのが重要だということがわかりました。続いて、それを加味した上での仕事プランの立て方を説明します。
仕事が5個あるとします(仕事の負荷は全て同じとします)。
期限：A-1ヵ月後、B-1週間後、C-明日、D-今日中、E-1時間後
通常、この場合、Eから始めてAで終わらせるのが普通です。順番にやっていけば問題なく終わります。
しかし、私が仕事をするなら、E-A-D-B-Cの順で仕事に取り掛かります。
1時間後の仕事は直ぐに終わらせる必要があるので、動かしようが無いのですが、今日中の仕事は今日の帰りまでにやればいいので時間が有ります。ですから、その前に1ヶ月後の仕事を終わらせます。
そうすれば、今日中EとAとDのに3つの重要な仕事を終わらせることができます。続いて、翌日Bから取り掛かり、Cまで終わらせれば、2日で全ての仕事を終わらせることができるのです。
この重要な仕事の合間に簡単な仕事、数分で終わる仕事、を組み込み、何ヶ月もかかる仕事をこつこつと終わらせていけば、仕事が早い人のイメージを作ることができます。
②1日の仕事計画が全てを決める
上述の通り、どの仕事をいつ取り組むのかということを意識しながら、朝、仕事の計画を立てます。仕事の計画は1日の仕事を早く終わらせるためにはとても大切で、この計画がきっちりしているかしていないかで大きく仕事の効率が変わってきます。
この例では前述のAとEとDの仕事をメインに終わらせます。
ひとつの仕事にかかる時間を計算
1日の仕事プラン立案で重要なことは、1つの仕事にかかる時間を目算すること。実質時間よりも5分程度長く見積もって算出します。今回は仕事A・E・D、そして仕事1-4が有るとします。それぞれの仕事に必要時間を割り振ります。
重要な仕事
仕事A-1時間(1時間後締め切り)
仕事E-1時間(1ヵ月後締め切り)
仕事D-1時間(今日中締め切り)
普通の仕事
仕事1-2時間
仕事2-30分
仕事3-10分
仕事4-1時間
仕事をパズルのように就業時間に組み込む
続いて、時間ごとに仕事をスケジュールに組み込んでいきます。基本的の重い仕事、重要な仕事は朝もしくは食事後直ぐに終わらせるようにします。なぜなら、集中力が高いから。疲れてくると正確性が下がり、間違いの見直しに時間がかかってしますので、集中してできる時間帯に難しい仕事、重い仕事、重要な仕事を組み入れます。
8:30-9:00-仕事2(30分)
9:00-10:00-仕事A(1時間)
10:00-12:00-仕事1(2時間)
13:00-14:00-仕事E(1時間)
14:00-15:00-仕事4(1時間)
15:00-16:00-仕事D(1時間)
16:00-17:00-仕事3(10分）
この様に組み入れると、無駄な時間が無くなり、また、「次なにをやろうか」と悩む時間も無くなるのでロスタイムが減ります。
個々で重要なことは、上述のプランの始まりの時間を厳守すること。そうすることで、無駄に時間を浪費することを防ぐことができます。
※プランは5分くらいで頭の中で作成できると理想的ですが、最初のうちは書き出してもいいと思います。
メール、電話は空き時間に
続いて、メールと電話ですが、上記のプランで仕事をする中の空き時間に実施してください。上述のプランでは①時間は少し多めに見積もっている②始まりの時間を厳守する、の2つを意識して作ってあります。ですから、各仕事の合間に必ず5分程度の空き時間ができます。この空き時間5分の間に2-3通メールを送れますし、電話を1本かけることができます。
メールの文面に悩んだり、長電話することも、②始まりの時間を厳守する、というルールがある為、基本的には無くなります。メールや電話は時間をかけると際限なく時間を浪費してしまうので、自分で期限をつけることで、効率よく終わらせることができるようになるのです。
途中で入った頼み事はイメージアップのチャンス
上記のプランで仕事をしていても、途中で頼まれごとが入ることがあります。その場合、プランを組み替えて、頼まれごとを優先するようにしてください。
そのために、上述のプランでは16:00-17:00のところに10分の仕事を入れてあります。そうすることで、50分は自由時間として使えるように組み立ててあるのです。この時間を利用して、頼まれごとを優先して実行してください。
例えば、9:00に頼まれごとをしたら、10:00から頼まれごとを行い、元々10:00時から開始するはずだった仕事を16:00からに回すことで、バランスをとることができます。
頼まれ事は、自分のイメージアップのチャンスです。早く正確に終わらせればものすごく信頼感が高まります。一方で、遅くやればやるほど信頼が撃沈します。自分で頼み事をするときも、頼んで直ぐ終わらせてくれるとものすごく嬉しいですよね。また頼みたいと思います。一方で、頼んだ仕事が期限までに返ってこないと、「もう一生頼まない」と思ったりしませんか？
頼まれ事はイメージアップのチャンスです。ですから、直ぐに回答するようにしてください。
③必ず定時に帰るという気迫で全力疾走
プランを立てても、プラン通り仕事ができなくては意味がありません。ですから、プランを必ず厳守する、そして、必ず定時に帰宅するという気合で、1日8時間を全力で取り組んでください。
集中して一心不乱に仕事をすることが、ものすごく重要です。だらだらと仕事をしていてはプランがプラン倒れになってしまいます。
仕事はマラソンといいますが、1日の仕事は短距離走です。集中して全力疾走するようにしてください。
無駄を省いて効率的に
集中力して仕事を行う癖がついたら、今度は仕事の効率性をアップします。そのためには無駄を省くことが一番です。
仕事の無駄は3つあります。この無駄を省いて、仕事1つにかかる時間を短縮していくとより余裕を持って仕事に取り組むことができるようになります。
①悩む無駄
②移動の無駄
③繰り返しの無駄
※詳細は下記記事をご参照ください
やり方が分からない仕事は悩まず聞く
上述の悩む無駄に直結するのですが、やり方がわからない仕事をずっと悩んでいることがありますが、これは究極に時間の無駄です。
分からないことは悩んでも分からないので、分からないと判断したらその1秒後に分かる人に質問しなければなりません。
ただし、製品知識など、知識不足であれば、社内資料で探すことができますので、自分で探すように心がけると良いと思います。
聞くことは「やり方がわからないこと」。調べて分かることは調べる、調べても分からないことを訊くと、質問する内容にもメリハリを入れることが大切です。
④出張報告書や日報・週報は誰よりも先に
出張報告書の提出ってものすごく重要です。ですから、出張報告書は出張が終わる前に提出してください。これだけで印象がものすごく違います。
出張報告書の提出は提出期限が出張から戻った2日後などに設定されていると思います。普通の人は1日後、遅くて2日後の帰りまでに提出します。しかし、それでは仕事が早い人のイメージをつけることはできません。
重要なことは周囲の期待を裏切ること。
自分が上司の立場で部下の報告書を待っているとき、「出張から戻るのが今日の夜だから、報告書は明後日くらいかな？」と思うと思います。そこに出張報告書提出というメールが届いたらいかがでしょう？「仕事早い！！！」って驚きませんか？「まだ出張から帰ってきてないのに提出している！！！」ってなりませんか？
これが、一番のサプライズなのです。
ですから、出張報告書は帰りの飛行機、ホテル、バス、新幹線、電車で終わらせるようにしましょう。家に着いたら休みですので、仕事はしてはいけません。家に仕事を持ち帰るのは絶対だめ。ですから、未だ出張が続いている移動時間かホテルで終わらせてください。私も月の半分は出張に行きますが、自宅についてから未だ出張報告書を提出していないという経験は一度もありません。
また、日報や週報も部内の誰よりも早く提出するようにしてください。それだけで「仕事が早い」というイメージを持ってもらうことができます。
※報告書の書き方はこちら
議事録はその場で終わらせる
私たちのような中堅・若手社員の場合、大きな会議での議事録を書くことが多く有ります。実は、この議事録の作成もものすごく重要。何故なら、上層部が待っているから。
議事録は会議中にノートし、会議後に音源を聞きながら完成させるというのが一般的。私の同僚も議事録のイヤホンで聞きながら何時間も議事録作成をしていました。
私は、一度も会議後に議事録を書いたことがありません。なぜなら会議中に執筆、編集、見直しまで全て終わらせるから。大きな会議は半日、長いものは1日かかります。時間に直すと5時間分くらいの会議内容を纏めなければなりません。
つまり、会議が終わってからやろうと思うと、会議中の5時間、会議後の5時間、で最低10時間は議事録を書かなければならないのです。ものすごく時間の無駄です。
ですから、会議中に自分が持てる集中力の全てを使って、内容のメモ、まとめを終わらせる。そして休憩時間中に編集し、会議が終わったらあとは見直すだけ、という状態にするのです。
これは技術が必要な作業ではなく、ただ、その時間集中したかしていないかの差です。集中すればできることなので集中して終わらせるようにしてください。
⑤ボールは自分で持たない常に仕事は空にする
仕事をする上で重要な心構えの1つが、自分でボールを持たないこと。
仕事って、基本的にキャッチボールです。自分の次にその仕事を待っている人がいて、その人の仕事の次に他の人がして、その次に自分がいる、などと言うことが多いです。
ですから、自分のところで仕事を留めてしまうのは厳禁。自分は常に他の人の仕事が終わるのを待っている状態でいることが大切です。
⑥コミュニケーションは大切に-心に余裕を持つ
一心不乱に効率よく仕事を行うのですが、コミュニケーションを何よりも大切にしてください。これを疎かにすると、｢あの人いつも切羽詰ってる」と思われます。
仕事が早い人って余裕の雰囲気が出てますよね。だから周りは「すごい」と思うのです。同じ早さでも周りからの質問に「今仕事中だから後で」と答える人って、仕事が早くても早く見えないものです。余裕が無く見えてしまいます。
だからこそ、1日の仕事計画に50分の余裕を持たせて、仕事1つ1つの効率を高め早く終わるようにしているのです。
周りからの質問や相談に真摯に応える余裕を物理的に作ることで、心穏やかに接することができるようになります。
質問されたら手を止めて向き合う
とても重要なことですが、話しかけられたら手を止めて目を見て話しましょう。
たまに、パソコンを見ながら仕事半分で話を聞いている人がいます。その人に対して「質問したい」と思う社員っているのでしょうか？質問しづらいです。私も新入社員の頃質問しづらくて困りました。
そう思わせてしまっては、周りからの信頼を得ることができません。
質問されたら手を止め、顔を見て対応しましょう。実は、話しかけられたときに顔を見て対応するって、ものすごく難しい。意識して、自分を律して初めてできること。
私の場合、自分のOJT担当だった先輩がものすごく仕事ができる方で、早くて、質問には必ず顔を見て答えてくれたので、その先輩を意識しながら自分を律するようにしています。
チームの成長の為に「待って」は禁句
質問されたとき、「ちょっと待って」と言っていませんか？これも禁句。
仕事を聞かれたり頼まれたときはその瞬間に受け答えするようにしてください。そうすることで、「余裕がある人」というイメージを持ってもらうことができます。
これって多分仕事の中で一番難しい技術です。誰もがやりかけのまま途中で手を止めたくないですよね。だけどそれができるかできないかで周りからの信頼が大きく変わります。
私は、後輩や同僚、部下からの質問に「ちょっと待って」といったことは1度もありません。やりかけの仕事は、次やることをメモして、直ぐに「どうしたの？」と訊きます。
これができると後輩や部下の仕事も滞ることが無くなり、結果として、チーム全体が「仕事が早い部署」へと成長していくのです。
※営業予算達成のために大切なことはこちら
仕事が早いと得をする
仕事を早く終わらせるコツをご紹介してきましたが、では何故仕事は早い方が良いのか。それは、仕事が早いと信頼されるから、そして、仕事後の時間を有意義に使えるからです。
信頼は会社の中でとても重要なこと。大切な仕事を任されたり、責任あるポストに配置されたり、お給料が上がったり、信頼が自分の仕事人生を作ります。
相手がお客さんの場合でも、信頼関係はとても重要。信頼があるから商売が成り立ちます。
また、仕事後のプライベート時間を有意義に使えるのも魅力。ジムに行ったり、趣味に励んだり、学んだり…
自分を成長させる、リラックスできる、趣味に打ち込める時間を、仕事が早いと持つことができます。
実際、私も大学院に通って自分の好きなことを研究することができました。また、結婚してからは早く帰って家事担当していましたし、子どもが生まれてからも子どもとの時間を十二分にとることができました。
自分の人生を彩るのは自分。ですから、自分の1日が最大限充実するように仕事を早く終わらせることが重要だと思います。
※仕事をしながら大学院に通った話はこちら
終わりに
今回は仕事を早く終わらせることについて、ご紹介しました。
①期限が遠いことにプライオリティを置く
②1日の仕事始めに計画を立てる
③必ず定時に帰る
④報告書提出は誰よりも早く
⑤ボールは自分で持たない
⑥コミュニケーションを大切に
の6つを意識して仕事を行えば、必ず、「周囲の期待を裏切るくらい」仕事が早くできる人になれますので、是非試してみてください。
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