コロナ禍での仕事が日常となり一年以上が経過している今、オンライン会議やオンライン研修を実施する機会も増えてきました。
この記事では、オンラインで会議や研修を行う上でのコツをご紹介します。
- オンライン会議や研修のコツ-飽きないよう短くインパクト重視で
- オンラインの仕事は飽きやすい
- プレゼンは短くインパクトを大切に
- 会議は決める場
- 研修はエッセンスを大切に
- 進行役ですべてがきまる
- 終わりに
オンライン会議や研修のコツ-飽きないよう短くインパクト重視で
仕事をオンラインで進めることが増えてきていますが、オンラインで会議や研修を行う中で、オンラインの良いところと悪いところが見えてきました。
オンラインで会議や研修を行う上で覚えておきたいことは、
・オンラインの仕事は飽きやすい
・短くインパクトを大切に
・会議は決める場に
・研修はエッセンスだけ詰め込んで
・進行役が大切
という5つ。
今回はオンラインをより効果的に仕事で使っていけるような工夫の仕方をご紹介します。
オンラインの仕事は飽きやすい
オンラインでの会議を1年間実施してきて思ったことは、オンライン会議はつまらなくて眠くなるということです。
私が客の立場でプレゼンを聞いていると、10分もしないうちに（本題に入る前に）眠くなって、眠気との戦いになって、話半分になってしまいます。
自分がプレゼンターの立場でプレゼンをすると、お客様がだんだん飽きてくるのに気づいてしまいます。
このように、オンラインの会議はとても飽きやすいです。
オンラインはインタラクティブに見えて実は一方方向の発話が続くシステムであり、1人が話している限り他の参加者は話すことができません。つまり、発言する話者の技量によって、その会議が長くつまらないものとなってしまう可能性があるのです。
プレゼンは短くインパクトを大切に
そんな飽きやすいオンライン会議を意味のあるものにするためには、会議をできるだけ短く、インパクトがあるものにする必要があります。
例えば、プレゼンを行うときには、これまでのプレゼン資料の様な起承転結ではなく、「結承結」として、話の初めにインパクトを持ってきて、中間の説明は短く、そして最後にもう一度結論を話して終わりにする、というくらいにするのがおすすめです。
CMのような構成というのでしょうか、とにかく飽きやすいオンラインでは、分かりやすく簡潔に終わらせることが重要です。
例えば、自分の製品をアピールしたいとき、
・この製品は通常の製品の3倍の寿命があります
・市場での試験結果は〇〇地域で4倍、××地域で2倍、△△地域で3倍です
・理由は☆☆システムの採用です
・この3倍の寿命を体感するために、テストしてみませんか？ 値段は…
このような感じで、要らないところをほぼ省いてプレゼンすることで、焦点をぼかすことなく、アピールポイントを訴求し、最終的になテスト購買を促すことができます。
このようなプレゼンを行うときは時間は20分くらいを目安にすると良いかなと思います。
会議は決める場
会議の場合は基本的に決定事項の確認の場とするのがポイント。
会議開始前に議題、データ、質問事項をあらかじめ参加者全員に配布し、結論を準備しておいてもらいます。
会議が始まったら、前後の説明や現状のデータ説明は5分くらいで終わらせ、あらかじめ配布してある議題や質問事項についての決定・確認をしていきます。
自分たちの意見を提示し、カウンター意見や賛成の意見を提示してもらい、どの意見を採用するのか、もしくは折衷案とするのかの決定に注力して方向性を決めていきます。
「会議は踊るされど進まず」とならないよう「会議は決めるそして止まらず」が大切です。
研修はエッセンスを大切に
研修を行う場合は、とにかくエッセンス部分を解説すことが大切。
対面での研修の様な、一から十まで丁寧に解説できればいいのですが、オンラインだとすぐに飽きてしまうので、長い時間の研修は非常に難しいです。
大切な部分にフォーカスして、トピックを絞って研修をすることが重要。仮に話したいトピックが沢山ある場合は、何日かに分けて研修を行うなど、工夫するのがコツで、1回の研修は1時間以内に終わらせることが大切です。
進行役ですべてがきまる
オンラインでの活動は進行役が全てです。
進行役がてきぱきとテーマを進めていけるのか、もしくは長くのんびりした会議にしてしまうのかの鍵を握っています。
自分で進行する場合は、時間の区切りを意識して、議論と結論の部分にメリハリをつける形で、進行してきます。
進行役を他の方が務める場合は、進行が上手い方の場合はそのまま任せればいいのですが、進行役の話が長すぎたり、参加者の長い話をうまくコントロールできない進行役の場合は、さりげなくフォローするのがおすすめ。
ある程度話を聞いたところで、「それでは、こちらはどのように進めてまいりましょうか」と結論を促したり、「次のトピックにあるこちらですが、こちらはいかがですか」と次のトピックに移したりと、テンポよく進行するためさりげなくフォローしましょう。
終わりに
この記事では、オンラインで会議や研修を行う場合のコツをご紹介しました。
オンラインの会議はテレビを見ている感覚に陥ってしまい、通常の会議に比べてさらに飽きが来やすく眠くなりやすいので、できるだけ短く簡潔に、それでいて結論が導き出せるような進行をするのがおすすめ。
また、研修では内容を詰め込まず、エッセンスを抽出して研修を進めていきましょう。
ちなみに、活発な議論や深い議論が必要となるようなトピックに関しては、オンラインではなく対面で行うようにした方が良いかなと思います。
オンラインは、何かを決めるときや説明するとき、結果を報告する時などに利用していくのがおすすめです。
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