すみくにぼちぼち日記

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仕事のミスは仕組みで防ぐ-ミスが多いと感じたらミスしない仕事方法を考えよう

仕事でミスをすると落ち込みますよね。小さなミスから大損害に繋がるようなミスまで、ミスは様々です。特に同じようなミスが続く場合には、ミスの防ぎ方に理由があるのかもしれません。今回は仕事でミスを防ぐ際に取組みたい、ミスしない仕事方法の作り方をご紹介します。

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仕事でミスが多い人の特徴とミスが続く理由

仕事で色々な方と出会うと、「ミスが多い人と、殆どミスをしない人がいるな」と感じることがあります。ミスをする人と言うのは、しょっちゅう同じようなミスが続き、ミスしない人は1度ミスしたとしても同じミスを繰り返すことがありません。

ミスが多い人の特徴とは

では、よくミスしがちな人の特徴は何でしょうか。

よくよく観察してみると、ミスをする人にはある共通点があります。それは、ミスしたら「もうミスはしない」と気をつける、というものです。

例えば、必要な見積りをお客さんに送るのを忘れていた、と言うミス。忘れることは誰にでもある為、多分上司や同僚からは「次から気をつけてね」と言われます。

ミスが多い人というのは、この時、本当に「よし、次から気をつけよう」と今後気をつけるという誓いを立てるのです。

この、「今後気をつけよう」と自分に誓いを立てるというのが、実は次のミスに繋がる元凶であるといえます。

気をつけようが頭に溜まりミスを繰り返す

ミスを気をつけようと、自分の頭に「次は絶対にミスをしない」とインプットします。確かに、そのインプットが1つの案件だけであれば、気をつけていればミスしないかもしれません。

ですが、基本的に仕事と言うのは同時並行して何個も異なる案件を抱えることになります。すると、「次はミスしないように気をつけようリスト」が案件が増えるほどに増えていきます

結局、次同じような局面に立ったときに、頭の中の「ミスしないように気をつけようリスト」に入っている、「気をつける」という情報にアクセスできなくなってしまうのです。

ミスの記憶が頭に残りミスを誘発する

頭の中に「ミスしないように気をつけるリスト」が増えれば増えるほど、今度はミスした記憶が頭に残り、同じミスを誘発します

受験やテスト勉強で、同じところばかり間違えてしまう、と言うことがありますが、その原理と同じです。間違いやミスが記憶に残り、同じ失敗を繰り返してしまうのです。

ミスしないように気をつけるが一番ミスする

ここまで考えてきたように、人間の記憶が逆にミスを引き起こす可能性もある為、「ミスしないように気をつけよう」と思ったときが一番ミスしてしまうという結果になるのです。

大損害に繋がるミスとは

ミスと言っても、少し精神的に落ち込む程度のミスもあれば、大損害に繋がるミスもあります。大損害に繋がるミスの代表例として、数字の間違いがあります。特に金額や数量の桁を間違えるとものすごい金額の損失に繋がります。また、製造業の場合、現場作業中の制御装置の入力ミスなども大量の不良品を発生させてしまう結果に繋がることがあります。

数字のミスと言うのは絶対に防がなければならないミスでです。受注量が100個なのに10個しか製造しなかったというミスであれば、方々に必死で頭を下げれば何とかなるかもしれませんが、100個受注して1000個発注してしまった場合は「悔やんでも後の祭り」となってしまう可能性があります。

そのため、数値の入力に関しては必ずダブルチェック、トリプルチェックを行うという、部署内での相互注意が必要です。 

仕事のミスは仕組みで防ぐ-何故ミスしたのかを考える

ここまで、仕事のミスについてミスが多い人は「次はミスしないように気をつけよう」と、ミスしないように注意するため、それが反対にミスを誘発している、という特徴があることを見てきました。それでは、ミスをしないようにするにはどうすればよいのでしょうか。

ミスをしない人の特徴とは

職場にはミスをしない人、もしくはミスしても一回で改善できる人がいます。その様なミスの少ない人を観察していると気づくのが、「ミスを仕組みで防いでいる」と言うことです。

例えば、見積りの期限に間に合わなかったというミスをした場合、ミスしやすい人は「次から気をつけよう」と思うのに対して、ミスしない人は「何故ミスしたのか」を考え対策を講じます。引き出しの奥に見積りが眠っていたのが原因であれば、引き出しの中に仕切りを作って、①社内問い合わせ中、②お客さん問い合わせ中、③製造中 などと書類を分けて置くだけでかなり変わります。

見積り忘れは基本的に社内問い合わせ中の案件を忘れていて期限が過ぎてしまう、という場合が多いので、その場合、よく取り出すファイルを引き出しの奥に入れて、あまり動きがない上記の①、②、③を引き出しの手前に入れることで、よく取り出すファイルを使うときに、いつも動きがない案件を目にすることができ、動きがない案件をそのまま忘れてしまうことを防ぐ、というような仕組みを作ります。

ミスを再発させない仕組みづくりのコツ

続いて、ミスを再発させない仕組みづくりのコツをご紹介します。起こり易いミスを場合分けすると、①やり忘れ/期限に間に合わない、②入力ミスや確認ミス、の2つがあります。

①やり忘れ/期限に間に合わないミス

忘れない仕組みを作ることが大切です。やり忘れる案件と言うは基本的に滅多にやらない仕事や長い間動きがない仕事が多いので、上述のように、周りの環境を変えることで対応します。

動きがない案件ほどいつでも目に留まるところに情報を置いておくのが良いです。毎日行う作業や毎日目を通す書類などにアクセスするときに、必ずその案件の書類やデータが目に入るようにすると、忘れずに管理できるようになります。

一番やり忘れを誘発するのが、「これはまだまだ時間がかかるから、奥のほうにしまっておこう」というやり方です。パソコン上でも、引き出しでも、奥にしまったデータは3日経つと必ず忘れます。反対に言えば、忘れても必ず思い出す仕組みを作ればいいということです。

更に、社内問い合わせ先の担当者が忘れている場合も有りますし、お客さんが忘れている場合もあります。ですが、結果としてやり忘れてしまった責任は自分に降りかかってきます。

時間がかかる案件は頭に置いておかなくてもいいように、いつでも目に留まるところに案件を保管し、定期的に関係者に「あの件、どうなってますか?」など、声をかけるようにしましょう。

②入力ミスや確認ミス

入力ミスや確認ミスは、気をつけていても防ぐことはできません。この手のミスは自分は「しっかり確認した」という意識があるので、何度確認してもミスに気づくことができないことが多いです。

そのため、重要な数値の入力などの場合には二人目チェック、三人目チェックを行うようにすると良いです。チェックについては、「チェックします」という意気込みだけではだめで、「二人目チェックの印鑑がないと先に進めない」というように、ルール化させると効果的です。「この作業の次は二人目チェックで、チェックのサインがあって次の作業に進める」という一連の流れに組み込むことが大切です。

入力した金額と数量は必ず二人目チェックが要る、支払い時はクリック前に二人目チェックが必要、などルールを設けるようにします。

一方で、とても大切なことがあります。それは、チェックが要らないところにチェック作業を設けないこと。チェック作業が必要ないところにまでチェックをするように決めてしまうと、面倒くさくて時間が経つとチェック自体をしなくなってしまいます。ですから、重要な仕事の決定前には必ずチェックすると言うことが大切です。

確認ミスは、主に確認忘れが原因です。例えば、家庭生活では、火の消し忘れ、鍵のかけ忘れなどが確認ミスといえます。これを防ぐためには、「家を出るときは必ずコンロのスイッチを全部「切る」にしてから出かける」、「出かけるときは必ず一度ドアを開ける動作を行ってから家を離れる」と言うように、具体的な動作をルールに組みこむことで、確認忘れを防止します。

重要なことは、確認作業を具体化させることと、その確認作業を行わないと次のステップに進むことができない、という仕組みを作ることです。

仕事では、「これお客さんに確認しないといけなかった」みたいな確認忘れが多いです。それを防ぐためには、チェックシートを作って、この「チェックシートの項目が全て埋まってから次に進む」、「この作業が終わらないとこっちの作業ができない」、というな仕組みを作ります。

例えば、「出荷前に入金確認を行わなければならないお客さんに、入金を確認せずに出荷してしまった」、というミスの場合には、入金確認作業の後ろの工程に重要な工程を作ります。

「受注→出荷業者への連絡→入金確認→出荷」という工程で仕事をしている場合、入金確認を行わずに出荷できてしまう可能性がある為、「受注→入金確認→出荷業者への連絡→出荷」という方法に変更すれば入金確認を怠ることが無くなります。なぜなら、出荷は業者に連絡しないと物理的に出荷できないので、出荷業者に連絡する前に入金確認を入れることで、必ず入金の確認を行うようになるからです。

つまり、重要な確認作業の後工程に必ず実施しないと先に進めない工程を置くことで、その重要な確認作業無しでは先に進めない環境をつくる、と言う仕組みでミスを防いでいくのです。

 

終わりに

今回は、「仕事のミスを仕組みで防ぐ」ことについて、ご紹介しました。ミスが続く場合、ミスし易い場合には、何故ミスをしたのかを考え、自分の仕事の一連の工程の中にミスを防ぐポイントを作ることでミスの回避ができるようになると思いますので、是非試してみてください。

 

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