すみくにぼちぼち日記

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社会人大学院 仕事と学業の両立(仕事編)-残業を減らすために徹底的にやったこと

社会人大学院に興味を持ったとき、一番気になるのは「仕事と学業の両立」が可能なのかということ。私も大学院入試に合格した後に本当に仕事を続けながら大学院を卒業できるのか、とても不安でした。

今回は、そんな、社会人大学院生の仕事と学業の両立について、仕事の側面から体験記をご紹介いたします。

 

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毎日定時に退社する-残業せずに仕事を終わらせる癖をつけよう

大学院と仕事を両立する上で不可欠なのが、毎日定時に退社すること。この毎日定時に退社するってものすごく難しいことなのですが、私は大学院受験中から残業削減の取り組みをはじめ、大学院に入学するときには「○○君(私)は残業しないよね」という位置を確立していました。

実は、定時退社って、始めは心苦しい感じがするのですが、しっかり仕事をしていれば誰も文句は言いません。私は、自分の仕事をしっかりやるというのは基本ですが、それ以上に、頼まれた仕事は頼まれて直ぐ、1時間以内に提出するようにしていました。

また、部署で全員がしなければならない仕事(レポートや予算作成など)などは期限より大幅に前もって提出し、「常に部署で一番早く提出する人」というイメージを持ってもらうようにしていました。

すると、仕事が早い人という評価になり、私が定時に退社するのは仕事が早いからと納得する雰囲気を作ることが出来ました。

ちなみに、仕事は一番早いでなければなりません。イメージを持ってもらうためには常に誰よりも早く提出することが重要です。2番目に提出しても、「仕事が速い」というイメージを作ることはできません。

定時退社には一日のスケジュール作成が鍵

定時に退社するためには、朝出社してから作成するスケジュールの精度が重要です。私は、基本的にパズル形式でスケジュールを組んでいました。

仕事A:60分(重要度1)

仕事B:30分(重要度3)

仕事C:120分(重要度2)

仕事D:50分(重要度4)

などと仕事1つにかかる時間と重要度を設定し、それを組み合わせて効率よく仕事を行います。基本的に悩む時間や「次何やろう」と考える時間は全て無駄な時間ですから、朝の10分間で1日のスケジュールを組み、その通りに進めます。

途中で他の仕事が入ってきたときには、それを新たに組み込みます。そのためには、朝立てるスケジュールは余裕を持ったスケジュールにするということ、頼まれた仕事用に1時間程度を始めから組み込んでおくことが有効です。

また、細かな仕事は(1分で終わるようなメールや電話)は、大きな仕事の合間合間に行うことで、無駄に時間をかけることを防ぎます。

この朝の計画がしっかりとしているかしていないかで1日の仕事の進み具合が大きく変わるのです。

1時間・2時間の残業は無駄の削減で無くすことができる

3時間以上の残業が必要な場合、それを残業せずに終わらせるのは不可能です。ですから、諦めて残業します。ですが、1時間・2時間の残業で終わる残業量であれば、実際のところ、集中と工夫で定時までに終わらせることが出来ます。

定時に終わらせることを考えたとき、「何故8時間やって終わらない仕事を9時間かければ終わるのか」、そう自問自答し出た答えが、「自分に自分が甘えているから」でした。「あと1時間かければ終わる」というのは、自分に対する甘えです。定時に帰宅するのを決意したならば、絶対に定時に終わらせるという気合で徹底的に業務の無駄を省くのです。

業務の無駄は3つ

業務の無駄は私は3つあると思っています。

①悩む・考える無駄

一番長く時間を取るのは①の悩む無駄です。「この仕事、どうしようかな」「次何やろうかな」と悩んでいる間に時間は刻一刻と過ぎていきます。

仕事の順番は朝決める、仕事のやり方がわからないなら人に聞く、マニュアルを作る、調べる、とにかく無駄に考える時間を減らします。

やり方が分からないことをずっと考えるのは究極の無駄。分からないことは考えても分からないので、分からないと判断したその瞬間に人に聞きましょう。

一方で、製品知識が無い(知らない)などは調べられますので、悩まずに会社の書類から調べます。この「分からない」と「知らない」は大きく違います。分からないことは直ぐに聞く、知らないことはまず調べて、それでも情報が無いときは聞くという風に分けることが、周りの信頼維持には重要です。

②繰り返す無駄

繰り返す作業は全て無駄。例えば、見積り作成のとき、手計算で行っているなら、エクセルを利用すれば繰り返し計算しなくて良くなります。

とにかく繰り返しの作業を徹底的に洗い出し、効率化します。

③移動・探す無駄

移動する時間、資料を探す時間は全て無駄。移動しなければならないときは用事を纏めて終わらせる。資料を探す必要が無いように5Sを徹底することで、無駄な時間を削減することが出来ます。

一心不乱に集中する

無駄の削減を行なった上で、仕事は集中して一心不乱にやります。

私は40分に一度集中力が切れますので、40分置きに3分間の休憩をとって、その3分間以外の時間は仕事に没頭していました。

とにかく仕事は集中する。そして、自分が何分間集中し続けられるかを把握して、集中力が切れるタイミングで休憩するようにしましょう。

コミュニケーションは大切に

効率的に仕事を行う一方で、コミュニケーションはものすごく大切にしました。

「雑談はしない」を基本として仕事はしていましたが、後輩に仕事を聞かれたとき、「ちょっとまってて」といったことは1度もありません

必ず「うん、どうしたの?」と直ぐに自分の仕事を止めて話を聞き、丁寧に教えることを心がけていました。この、聞かれたときに真摯に応えるって、ものすごく難しいのですが、これは意識と努力でなんとかなるものです。

何故、そうしていたかと言うと、一度「ちょっとまってて」といってしまうと、今後分からないことがあっても聞いてもらえなくなります。そうなると後輩の仕事が止まったり精度が悪くなるので、チームとして大きなダメージとなります。ですから、私は周りが聞きやすい雰囲気を意識的に作っていました。

また、こちらから聞く場合や打ち合わせ時などは前もって準備を行い、打ち合わせが円滑に行われるよう、適度に意見を出しながら、だらだらしないよう時間配分を行ったり工夫して、時間をかけずに濃いコミュニケーションが出来るよう心がけていました。

助けてもらったときにはしっかりお礼を良い、助けて欲しいと頼まれたときには全力で助ける。それが、円満な人間関係を構築する鍵であり、人間関係が円満だからこそ、大学院と仕事を両立することが出来るのです。

 

頼まれた仕事は笑顔で引き受け、瞬時に終わらせる

仕事を頼まれたとき、どんなに忙しくても、笑顔で「分かりました、やりますね!」と答えるようにしていました。仕事を頼む側って、少なからず「申し訳ないな」って思っているものですが、頼まれた側が笑顔だと安心するものです。

人間関係が大学院卒業には不可欠だと思っていましたので、とにかく良好な人間関係の維持には最大限の努力を行いました。

頼まれる仕事って、基本的に何ヶ月もかかるプロジェクトではありません。頼む側からすると、そういうプロジェクトは自分の本業であって、頼む仕事というのは、時間無くて出来ないものやノウハウが無くて出来ないものですよね。

ですから、意外と集中すれば1-2時間で終わるような仕事が多いです。ですから、私は頼まれた仕事は頼まれた瞬間からやり始めて、瞬時に終わらせるようにしていました。

すると、自分の残業にも繋がらないし、一番の効果は、依頼された同僚や上司からの評価や信頼がものすごく上がるのです。

 

周りの理解が円滑な業務には不可欠

大学院に行くとき、周りからの理解がものすごく重要です。私は上司全員へ大学院進学を報告しました。

特に上司の理解を得るのは大学院進学時にはとても重要。しっかり報告しましょう。

ちなみに、同僚へは大学院進学は特に報告していませんでした。なぜなら、迷惑をかけることがないよう(自分に甘えないよう)、普段のクオリティを維持したかったからです。

つまり、「これから大学院なので、この仕事よろくお願いします」みたいなことにはしたくなかったのです。大学院を理由に仕事をお願いしたり、仕事をやらないで置いて帰るというのは本末転倒。大学院卒の学位は得られても、会社での信頼を失うこととなります。

 

大学院を理由に仕事を休まないが理想

私が大学院に通っていたとき、大学院を理由に仕事を休んだことは、卒業式への出席だけです。

なぜなら、大学院を理由に休むと周りから「サボっている」と思われてしまう可能性があるからです。

海外出張などもありましたが、その辺も1年の計画を事前に立てて、大学院の年間計画も立てて、重要な仕事とテストなどが被らないように工夫していました。

本当にどうしようもなくなったときは、休むのもいいと思いますが、普段は出来るだけ休まないようしておいたほうが、周りからの信頼度を上げることができます。

※権利として休むことが出来るのは確かですが、人間杓子定規に理解できない場合が多いので…

 

休む必要があるときに日ごろの努力が役に立つ

そして、休む必要がいざ出てきた場合に、日ごろ迷惑をかけていない実績がものすごく役立つと思います。

みんな快く休ませてくれるはずです。

私も大学院の卒業式に出席する際、上司は快く送り出してくれました。

大学院は2年で卒業できますが、仕事は辞めるまでずっと続きますので、周りとの信頼関係の維持は、大学院の評定よりも重要であると私は思います。

 

終わりに

今回は、社会人をしながら大学院に通う場合の仕事と学業の両立について、仕事の面での経験をご紹介しました。

仕事をしながら大学院に行くのは、ものすごく大変です。自分に厳しく、だらけそうになる心に鞭を打って大学院に通わなければなりません。

「大学院に通ってるから仕事の質が下がった」と後ろ指差されるのは、せっかく仕事も学業も頑張っているいるのに、非常に悲しいことだと思います。

ですから、大学院に通う2年間は、勝負の2年間だと思って、仕事にも勉強にも全力投球で、頑張ってみてください。

 

※仕事と学業の両立(学業編)はこちら

sumikuni.hatenablog.com

 

※経営系大学院進学を検討中ならこちらの参考書がお勧め 

ゼミナール 経営学入門 ゼミナールシリーズ
 

 

 

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